Что такое КЭДО и зачем он нужен бизнесу

Когда сотрудник уходит в отпуск или переводится на новую должность, начинается бумажный квест: распечатать, подписать, отнести, подколоть, сохранить. КЭДО сводит бумажную волокиту к паре кликов. Рассказываем, что это за система и как с ней работать.

Что такое КЭДО и как он работает 

КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это способ создавать, подписывать, хранить и обмениваться документами в электронном виде, без бумаги и сканирования. 

Работают с КЭДО через бесплатную государственную платформу «Работа России» или коммерческие сервисы. Например, 1С КЭДО, Контур.КЭДО, HRlink, СберКорус, ELMA365.

Зачем нужна электронная подпись

Заверяют документ в КЭДО электронной подписью. Они бывают трех типов:

• ПЭП — простая электронная подпись, по сути логин и пароль. 
• УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись, подтверждает личность того, кто подписывает, и неизменность файла. 
• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, которую выдает аккредитованный удостоверяющий центр. Ее приравнивают к собственноручной подписи без оговорок.

Работодатель чаще всего использует УКЭП. Сотруднику для большинства документов хватает УНЭП. Бесплатно ее можно оформить в приложении «Госключ» через учетную запись на «Госуслугах».

Какие документы можно перевести в КЭДО

В электронный формат разрешено переводить большую часть кадровых документов:

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• приказы о приеме, отпуске, переводе, премировании;
• локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании;
• заявления и уведомления сотрудников;
• графики отпусков и табели учета рабочего времени;
• расчетные листки;
• ученические договоры и договоры о материальной ответственности.

Какие документы нельзя перевести в КЭДО

По части 3 статьи 22.1 ТК РФ на бумаге обязательно остаются:

• трудовые книжки, если работник не перешел на электронный формат;
• акты о несчастных случаях на производстве (формы Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС);
• приказы об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Логика простая: эти документы используют при расследованиях и судебных спорах. Закон страхует их физическим носителем.

Какие законы регулируют КЭДО

Правила ведения КЭДО закреплены в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 ТК. Помимо них важны еще несколько актов:

• федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет виды подписей и их юридическую силу;
• приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н — утверждает форматы кадровых электронных документов;
• федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ и приказ Росархива № 236 — задают сроки хранения.

КЭДО — право, а не обязанность работодателя. Что касается работников, то согласие нужно только для тех, кто уже работал по найму до 31 декабря 2021 года. Если человек впервые устраивается на работу после этой даты, его можно подключать к системе без отдельного согласия. Отказаться он не сможет. 

Даже если сотрудник на КЭДО, работодатель обязан выдать бумажную копию документа по запросу — бесплатно и в течение трех рабочих дней.

Плюсы КЭДО

1. Скорость: подписать договор или ознакомить сотрудника с приказом можно за минуты, а не за день курьерской доставки. Особенно это важно для дистанционных работников и компаний с филиалами.
2. Меньше расходов: уходят затраты на бумагу, печать, доставку, аренду места под архив. 
3. Меньше потерь: в электронной системе документ не теряется, не пачкается и не «уходит» вместе с увольняющимся кадровиком.
4. Прозрачность: видно, кто и когда подписал, кто получил уведомление. Это снижает споры с сотрудниками и упрощает проверки.
5. Удобство: заявление на отпуск можно подать с телефона, а расчетный листок посмотреть в личном кабинете.

Минусы КЭДО

1. Стоимость внедрения. Коммерческая система — это абонентская плата, выпуск подписей и обучение сотрудников. Бесплатный сервис «Работа России» с каждым годом становится функциональнее, но покрывает не все задачи.
2. Юридическая аккуратность. Перевести кадры на КЭДО — это не просто «нажать кнопку». Нужно подготовить локальный нормативный акт, уведомить и получить согласие сотрудников, выпустить электронные подписи. Формальная ошибка — повод для трудового спора или штрафа.
3. Право на отказ. Сотрудник, который работал в компании до 31 декабря 2021 года, может отказаться от КЭДО, и для него документы придется вести на бумаге. Согласие не требуется только от тех, кто впервые поступил на работу после этой даты.
4. Цифровые ограничения. Сотрудникам без смартфона или с проблемами с «Госуслугами» нужна дополнительная поддержка, иначе процесс встанет на этапе подписания.

Как перейти на КЭДО

Пошаговый алгоритм закреплен в статье 22.2 ТК РФ:

1. Определить, какие документы и для каких категорий сотрудников переводятся в электронный формат.
2. Утвердить локальный нормативный акт. Обычно это «Положение о КЭДО»: какую систему использовать, какие документы переводить и подписи применять, в какие сроки сотрудники должны быть уведомлены и ознакомлены.
3. Уведомить сотрудников. Каждому работнику отправляют уведомление о переходе и о праве согласиться или отказаться.
4. Получить согласия от сотрудников, устроившихся на работу до 31 декабря 2021 года.
5. Запустить систему: оформить электронные подписи, провести инструктаж.

После запуска компания работает в смешанном режиме: «отказники» — на бумаге, остальные — в КЭДО.

Кому подходит КЭДО

КЭДО — рабочий инструмент для большинства компаний, но особенно ощутимый эффект он дает там, где много кадровых операций и территориально разнесенные сотрудники:

• штат от нескольких десятков сотрудников и постоянный поток приказов и заявлений;
• дистанционные работники или филиальная сеть;
• активная текучка или сезонный набор;
• желание ускорить найм и адаптацию новых сотрудников.

Если штат маленький и стабильный, кадровых операций мало, а бюджета на внедрение пока нет, с внедрением КЭДО лучше подождать. В этом случае он не повредит, но заметной отдачи от перехода вы вряд ли получите.

Коротко о главном

КЭДО — это кадровый электронный документооборот, который позволяет создавать, подписывать и хранить кадровые документы в цифровом виде без бумаги. Работать с ним можно через государственную платформу «Работа России» или коммерческие сервисы. Документы заверяются электронной подписью: работодатели обычно используют усиленную квалифицированную подпись, а сотрудникам чаще достаточно простой или неквалифицированной.

В электронный формат можно перевести большинство кадровых документов: трудовые договоры, заявления, приказы, графики отпусков и расчетные листки. Но некоторые документы по закону должны оставаться на бумаге: приказы об увольнении, бумажные трудовые книжки и документы по охране труда.

Главные плюсы КЭДО — скорость работы, снижение затрат на бумагу и архивы, удобство для удаленных сотрудников и прозрачность процессов. Минусы — расходы на внедрение, необходимость юридически правильно оформить переход и то, что часть сотрудников может отказаться от системы.

Для перехода на КЭДО компания должна утвердить внутренние правила, уведомить сотрудников, получить согласия там, где это требуется, и настроить электронные подписи. Особенно полезен КЭДО компаниям с большим штатом, филиалами, удаленкой и активным наймом.