Должностные инструкции не входят в перечень обязательных документов для оформления сотрудников. Но лучше их не игнорировать: работникам документ дает четкие представления об обязанностях и уверенность в своих правах, а работодателю — порядок в организации труда.
Ниже — пример должностной инструкции кассира, которую можно адаптировать под конкретное учреждение. Скачать документ можно по ссылке.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов.
1.2. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
1.3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее: высшее или среднее профессиональное образование; при среднем профессиональном образовании — стаж работы по специальности не менее 2 лет (требование может быть скорректировано в зависимости от задач компании).
1.5. Секретарь должен знать:
законодательство РФ в части, касающейся делопроизводства, трудового и гражданского права;
правила ведения документооборота, стандарты оформления организационно‑распорядительной документации;
номенклатуру дел, правила формирования и хранения архивных документов;
основы деловой переписки, нормы этики и протокола делового общения;
порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией, правила регистрации и учета документов;
офисные программы, системы электронного документооборота, мессенджеры и инструменты календарного планирования;
правила эксплуатации офисной техники;
внутренние регламенты, локальные нормативные акты и стандарты организации.
1.6. В период отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на сотрудника, назначенного приказом руководителя.
2. Должностные обязанности
2.1 Секретарь выполняет следующие обязанности:
Обеспечивает организационно‑техническое сопровождение работы руководителя: готовит рабочее место, контролирует наличие канцтоваров, расходных материалов, исправность оргтехники.
Принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, контролирует сроки ответов и исполнения поручений.
Ведет делопроизводство: оформляет, регистрирует, хранит и архивирует документы в соответствии с номенклатурой дел и внутренними регламентами.
Подготавливает проекты документов по поручению руководителя, проверяет их на соответствие стандартам оформления.
Организует прием посетителей: согласовывает время визита, ведет журнал посещений, обеспечивает комфортные условия ожидания, при необходимости сопровождает гостей.
Организует телефонные переговоры руководителя: принимает и фиксирует входящие звонки, передает информацию, формирует краткие сводки по обращениям.
Планирует и координирует расписание руководителя: согласует встречи, бронирует переговорные, напоминает о предстоящих мероприятиях, ведет электронный календарь.
Готовит материалы к совещаниям и заседаниям: собирает документы, формирует пакеты раздаточных материалов, оповещает участников, ведет и оформляет протоколы.
Контролирует исполнение поручений и распоряжений руководителя, отслеживает сроки, запрашивает промежуточные статусы у исполнителей, формирует отчеты по исполнению.
Работает с электронной почтой и внутренними системами коммуникации: сортирует письма, отвечает на типовые запросы в рамках своей компетенции, направляет обращения в профильные подразделения.
Сканирует, копирует, тиражирует документы, подготавливает их к отправке.
Обеспечивает конфиденциальность информации, соблюдает требования по защите персональных данных и коммерческой тайны.
Выполняет иные поручения руководителя в пределах своей компетенции.
3. Права
3.1 Секретарь имеет право:
Запрашивать у подразделений и сотрудников организации документы и сведения, необходимые для исполнения своих обязанностей.
Знакомиться с проектами решений руководства, затрагивающими его функционал.
Вносить предложения по оптимизации делопроизводства, улучшению организации рабочего процесса и сокращению рутинных операций.
Требовать от руководства создания условий, необходимых для надлежащего исполнения должностных обязанностей.
Участвовать в совещаниях по вопросам, относящимся к его компетенции.
Повышать квалификацию за счет организации в порядке, установленном локальными актами.
4. Ответственность
4.1 Секретарь несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей — в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.
За правонарушения, совершенные в процессе трудовой деятельности, — в соответствии с административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
За причинение материального ущерба организации — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством.
За разглашение конфиденциальной информации и нарушение требований по защите персональных данных — в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами организации.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящая должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации.
5.2. Изменения и дополнения в инструкцию вносятся приказом руководителя и доводятся до сведения секретаря под подпись.
5.3. Секретарь ознакомлен с инструкцией и обязуется соблюдать ее требования:
С должностной инструкцией ознакомлен(а).
Один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
[Подпись] / [Расшифровка подписи, ФИО]
Дата:
«__» ______________ 20__ г.
