Как составить сопроводительное письмо: шаблоны, советы и лайфхаки

Резюме — это база. А про сопроводительные письма часто забывают и не считают их важным пунктом. Зря! Рекрутер, которому пришло запредельное количество резюме на одну вакансию, должен как-то выделить вас среди других. Один из способов обратить на себя внимание — написать хорошее сопроводительное письмо. 

Зачем писать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это небольшое сообщение, из которого рекрутер поймет, почему именно вы отлично подходите на эту вакансию. В отличие от резюме, в нем не обязательно рассказывать обо всем своем трудовом пути. Лучше сосредоточиться на ваших сильных качествах и навыках, которые нужны для вакансии.

Письмо помогает рекрутеру или работодателю составить первое впечатление о кандидате. И в ваших интересах сделать так, чтобы это впечатление было хорошим.

Когда обязательно нужно писать сопроводительное письмо

Написание сопроводительного письма — стандартная практика при поиске работы. Однако в некоторых случаях оно особенно важно.

При поиске первой работы. Молодой специалист не так много может рассказать о своем опыте. Поэтому важно показать свою заинтересованность в работе в конкретной компании. В письме можно написать о своих студенческих проектах — особенно если их тематика релевантна тому, чем придется заниматься на желаемой должности.

При смене карьерного пути. Если вы всю жизнь трудились в продажах, а потом решили попробовать себя в роли менеджера по персоналу или собрались «войти в IT» практически без опыта, объясните рекрутеру, что стало причиной и какие ваши навыки пригодятся на новом месте работы.

При неполном соответствии требованиям. Возможно, у вас нет опыта работы с перечисленными в вакансии сервисами. Не нужно бояться признаться в этом в сопроводительном письме, добавив, что готовы быстро научиться. Помимо этого, можно рассказать, в чем вы хороши. Например, вы не умеете делать анимированные презентации в PowerPoint или Keynote, зато отлично собираете макеты на основе шаблонов в Canva или Tilda.

При отклике на вакансию с более высокой позицией. Если раньше вы работали ведущим специалистом, а теперь претендуете на должность руководителя отдела, расскажите, какие качества помогут вам справиться с этой ролью.

При отклике на топовую позицию. Один из ключевых навыков управленца — искусство презентации. Продемонстрировать это можно в сопроводительном письме. Более того, зачастую собственники компаний вообще не рассматривают претендентов на высокие должности без рассказа о себе (исключение — трудоустройство по рекомендации). Если для линейного специалиста достаточно написать о себе несколько абзацев, от потенциального топ-менеджера будут ждать скорее объемное письмо с конструктивной информацией по делу: описанием реализованных проектов и достигнутых результатов, а также своим видением развития конкретного направления или отдела в компании.

При отклике на творческую вакансию. При поиске специалистов творческих профессий — дизайнеров, иллюстраторов, авторов текстов, артистов — работодатель может вообще не посмотреть в резюме. Для него важнее увидеть портфолио, к которому прикреплен небольшой рассказ о себе. Кстати, для копирайтеров или редакторов сопроводительное письмо — еще один способ показать свои навыки.

Валерия Батон

HR-менеджер маркетплейса Flowwow

Ценность сопроводительного письма сильно зависит от типа вакансии. Например, когда мы ищем специалиста на техническую или административную позицию, оно не в приоритете. А для отбора на маркетинговые и креативные вакансии его наличие очень желательно.

Когда вы претендуете на вакансию в международной компании. В Европе и США сопроводительные письма — часть делового этикета, поэтому резюме без них обычно даже не рассматриваются. К тому же письмо поможет продемонстрировать свой уровень владения иностранным языком, даже если оно будет написано при участии ChatGPT.

Когда сопроводительное письмо не нужно

Не всегда нужно тратить время на написание сопроводительного письма. Чаще всего такая ситуация — массовый подбор персонала. Если вы претендуете на вакансию продавца в рознице, складского работника, оператора call-центра или курьера, работодатель, скорее всего, не будет читать подробный рассказ о себе. Это же применимо к рабочим вакансиям: рекрутер скорее захочет убедиться в умении специалиста работать руками, чем проверять его навыки писать письма.

Что нужно включить в письмо

Прежде всего стоит понять, что сопроводительное письмо не должно стать пересказом резюме. О вашем карьерном пути рекрутер или нанимающий менеджер почитает в удобном формате таблицы или таймлайна. На первом этапе важно показать свою заинтересованность, мотивацию, подсветить выгоды, которые получит компания, если вы станете ее частью. 

Приветствие. Поздоровайтесь с рекрутером, а если вы знаете его имя (иногда эта информация есть в вакансии), обязательно обратитесь лично. Не стоит слишком креативить: обороты вроде «Доброго времени суток» или «Приветствую вас, о мудрейшие!» лучше оставить для других случаев.

• Вступление. Напишите о том, на какую вакансию претендуете. Дополнительно можно упомянуть, где вы узнали о работе — эта информацию может пригодиться менеджеру по персоналу. Если о ней вам сообщил кто-то из работающих в компании знакомых, обязательно сообщите об этом: личные рекомендации хорошо работают при поиске работы.

• Мотивация. Расскажите, почему вы хотите работать именно в этой компании и на этой должности. Все понимают, что чаще всего основная причина — желание заработать денег, но она вряд ли единственная (в противном случае лучше поискать что-то еще). Подумайте, что вас привлекает: интересные задачи и проекты, сфера деятельности компании, возможность знакомства с интересными людьми.

• Навыки и сильные стороны. В этой части расскажите о своих достоинствах: уделите внимание софт- и хард-скиллам. Например, что у вас есть опыт решения именно тех задач, которые описаны в вакансии. Если этого опыта нет, напишите о своем интересе и желании как можно скорее научиться. Начинающим специалистам без большого опыта стоит подчеркнуть успехи в студенческих проектах: например, участие или организация каких-то мероприятий станет большим плюсом для event-менеджера. 

• Дополнительная информация. Если вы предполагаете, что у рекрутера могут возникнуть вопросы по резюме, ответьте на них заранее. Например, человеку, резко сменившему сферу деятельности, стоит объяснить причины такого решения. При наличии больших перерывов в стаже упомяните, чем вы занимались в это время.

• Заключение. Напишите, что более подробная информация об опыте работы и образовании есть в резюме, а также укажите наиболее предпочтительные способы связи. Можно осторожно проявить инициативу и оставить призыв к действию: например, «Буду рад ответить на все возникшие вопросы или рассказать о своем опыте подробнее на собеседовании!».

Отправлять шаблонное сопроводительное письмо. Письмо — документ личный. Согласитесь, мотивация работать на заводе или в IT-стартапе будет довольно разной, да и требования к навыкам кандидата будут отличаться. Поэтому подсветите в письме те стороны, которые лучше всего подходят для работы именно в этой компании и на этой должности. Кстати, карьерные консультанты советуют адаптировать для каждой вакансии не только сопроводительное письмо, но и резюме.

Валерия Батон

HR-менеджер маркетплейса Flowwow

 В первую очередь наличие сопроводительного письма показывает, что это не просто потоковый отклик. Оно позволяет оценить релевантность опыта и мотивацию кандидата: почему его заинтересовала именно эта позиция и именно эта компания.

Писать неправду. Иногда соблазн приукрасить реальность слишком велик. Ну что плохого в том, чтобы накинуть себе пару лет опыта или рассказать о фантастическом владении Excel в то время, когда ваш предел навыков — просуммировать цифры в одной колонке? Однако истина, скорее всего, выяснится на первом же собеседовании, сведя к минимуму шансы на трудоустройство в эту компанию. 

Писать слишком откровенно. Противоположная ошибка — излишняя честность. Если вы ушли с предыдущего места работы из-за неадекватного начальства и склочного коллектива, не нужно делиться негативом с рекрутером. Используйте максимально обтекаемые формулировки: например, «У меня не получилось вписаться в корпоративную среду».

Писать не по теме вакансии. Если ваша тетя — воспитатель в детском саду, а бабушка была директором в школе, вряд ли это сильно повышает ваши шансы устроиться на платформу онлайн-обучения, если вы ничего не знаете про сферу образования. Да и ваши навыки игры на балалайке или выступлении в студенческом КВН вряд ли впечатлят рекрутера, если он ищет крепкого проджект-менеджера. Придержите эту информацию для первого рабочего дня и знакомства с коллегами.

Отделываться общими фразами. Коммуникабельность, обучаемость и исполнительность — это прекрасно, но мало что расскажет о вас рекрутеру. Будьте конкретны: напишите, что вы легко знакомитесь с людьми на профильных конференциях, за два месяца освоили написание макросов для автоматизации рутинных задач внутри отдела или выполняли 98% поставленных задач в срок.

Проявлять излишний креатив. Сопроводительное письмо, написанное в стихотворной форме, безусловно, запомнится рекрутеру, но вряд ли добавит вам баллов. Если, конечно, вы не откликаетесь на вакансию штатного поэта.

Использовать канцелярит. Лучше не использовать в деловой переписке тяжеловесные конструкции, страдательный залог, большое количество узкоспециализированных терминов. Единственное исключение — если вы точно знаете, что такой стиль общения используется в компании. Такое иногда встречается в государственных учреждениях, юридических компаниях, НИИ. 

Делать ошибки. Грамотная речь показывает простое уважение к читателю. Проверьте свое письмо через Text.ru, Текстовод или любой другой бесплатный онлайн-сервис. Дополнительно можно убедиться в том, что текст легко читается, на сайте Главред. 

Как было сказано выше, письмо нужно составлять каждый раз, ориентируясь на требования вакансии. Однако можно взять за основу один из следующих шаблонов.

Стандартное сопроводительное письмо

Добрый день, Мария!

Меня зовут Екатерина, я увидела в телеграм-канале «Вакансии в Смоленске», что вы ищете корпоративного юриста.

Мне очень интересно поработать в вашей компании. Я всегда хотела работать в сфере пищевой промышленности — считаю ее одной из самых важных и перспективных. Кроме того, в вакансии сказано, что вам требуется специалист, умеющий решать нестандартные задачи — для меня это отличный стимул развиваться в профессии.

Я работаю в сфере права 5 лет, получила профильное образование по специальности Судебная и прокурорская деятельность в СмолГУ. Работала юристом в нескольких торговых компаниях. Мне приелась рутинная работа, а более масштабных задач на текущем месте сейчас просто нет, поэтому я ищу новую должность.

Мне нравится заниматься сопровождением сделок и разрабатывать регламенты. На предыдущем месте работы я систематизировала процесс работы с документами, благодаря чему скорость обработки заявок от отдела продаж увеличилась в 1,5 раза.

Подробное резюме приложила в виде pdf-документа. Готова выполнить тестовое задание и буду рада ответить на все ваши вопросы на собеседовании. 

Со мной можно связаться по телефону или в телеграме.

Сопроводительное письмо при смене сферы деятельности

Добрый день!

Меня зовут Лариса, я пишу по поводу вакансии Junior QA Engineer.

По образованию я архитектор, и 10 лет проработала в строительной компании. После декрета поняла, что мне больше неинтересно этим заниматься, и решила сменить профессию. Я прошла курсы тестировщика на одной из образовательных онлайн-платформ. В процессе учебы поняла, что это действительно мое, защитила выпускной проект на отлично. Уже после учебы принимала участие в краудсорсинговом проекте: искала и фиксировала ошибки в видеоигре. По результатам работы получила хорошие отзывы от команды разработчиков.

В работе архитектора требуется внимательность и усидчивость — эти качества важны и для тестировщика, в чем я убедилась во время учебы. Кроме того, я владею английским на уровне C1 (подтвержден сертификатом), это помогает читать документацию и искать в сети решения нестандартных задач.

Готова выполнить тестовое задание, где смогу продемонстрировать свои навыки, и ответить на все ваши вопросы в письме или на собеседовании!

Сопроводительное письмо на творческую вакансию

Здравствуйте!

Меня зовут Валентин, я 2D-художник, специализируюсь на работе с играми в казуальном стиле. Увидел на вашем сайте вакансию Game artist. Я сам играю в ваши игры, и мне было бы очень интересно присоединиться к команде, которая их создает.

Я работал над мобильными играми в жанре City builder и Puzzle. К сожалению, не могу раскрыть их названия из-за NDA. Всего в профессии три года. Учился в Scream School, также имею среднее специальное художественное образование.

Мое портфолио можно посмотреть по ссылке.

Буду рад встретиться и обсудить возможные форматы сотрудничества. Мой телефон 8(927)700 00 00, к нему привязаны Viber и Telegram.

• Внимательно прочитайте текст вакансии. Иногда работодатель просит прикрепить резюме или портфолио в определенном формате, например, ссылкой на Google Docs. Если вы это не сделали — первый звоночек, что кандидат не прошел проверку на внимательность. 
• Обратите внимание на адрес почты, с которой вы отправляете отклик на вакансию. Macho666@mail.ru или Besite_urody@yandex.ru — не лучший выбор. Лучше зарегистрируйте ящик с нейтральным логином — ivanov.i@mail.ru или urist073@gmail.com. Использовать лучше один из общеизвестных почтовых сервисов: письма с подозрительных доменов могут попадать в спам.
• В теме письма напишите название вакансии, на которую откликаетесь.
• Не бойтесь при написании письма использовать новые технологии, например, нейросети — они помогут со структурой и формулировкой мыслей. Но не стоит полностью полагаться на них: иногда тексты, написанные искусственным интеллектом, выглядят слишком шаблонно или неестественно.