Делопроизводитель в отдел кадров

Обязанности

1. Обработка входящей документации и корреспонденции:

• Прием всей входящей почтовой и электронной корреспонденции (письма, уведомления, официальные запросы).
• Регистрация входящих документов в электронной системе с присвоением входящего номера и даты.
• Визуальная проверка документов на наличие всех необходимых реквизитов и подписей.
• Своевременная передача входящих документов руководителю или ответственным сотрудникам отдела для рассмотрения и исполнения.

2. Работа с исходящей документацией:

• Прием от Работников отдела подготовленных проектов писем, служебных записок и других исходящих документов.
• Проверка правильности оформления исходящих документов согласно установленным в организации правилам делопроизводства.
• Регистрация исходящих документов в электронной системе с присвоением исходящего номера и даты.
• Подготовка документов к отправке: составление реестра исходящих документов, распечатка, копирование, формирование пакетов.
• Отправка кадровой корреспонденции через почтовые службы, курьеров или электронные каналы связи.

3. Работа с внутренними документами и их хранение:

• Регистрация внутренних документов отдела (служебные записки, поручения).
• Систематизация и подшивка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел отдела.
• Обеспечение краткосрочного хранения текущих документов и их подготовка для последующей передачи в архив.
• Получение документов из обособленных подразделений, фиксация наличия и подготовка на подпись Руководителю организации.
• Разбор документов после подписания Руководителем (сканирование, составление пакетов на передачу Работникам их экземпляров, пополнение Личных дел Работников в бумажном и электронном виде)
• Работа с архивом (своевременное оформление Личных дел уволенных Работников, подготовка для сдачи в архив бумажного дела, формирование личного дела уволенных Работников в электронном виде)
• Формирование архива по истечении года по кадровым мероприятиям (приказы, служебные записки, уведомления и т.п.).

4. Работа со средствами связи:

• Прием входящих телефонных звонков, их фильтрация и перенаправление соответствующим специалистам отдела.
• Предоставление общей справочной информации по телефону в рамках своей компетенции (например, режим работы, контакты).
• Фиксация полученных по телефону сообщений и их оперативная передача адресатам.

Требования

• Аналогичный опыт работы от 2-х лет;
• Знание офисных программ;
• Знание КДП будет преимуществом;
• Ответственный подход к работе, способность к эффективной работе в условиях многозадачности;
• Внимательность к деталям, дисциплинированность и исполнительность.

Условия

• Оформление согласно ТК РФ;
• Официальная зарплата от 80 000 рублей в месяц;
• Полный социальный пакет (медицинская страховка, оплата больничных и отпусков);
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Комфортные условия работы в современном офисе.