Как оформить нового сотрудника без ошибок: правила, советы от специалистов сервиса Пикабу Работа

Вы нашли идеального сотрудника и уже готовы принять его в команду. Думаете, на этом моменте можно расслабиться? Вовсе нет, ведь впереди самое интересное — процесс трудоустройства. Специалисты сервиса Пикабу Работа рассказали, какие документы нужны для оформления и как избежать проблем с налоговой и трудовой инспекцией.

Выбор формата сотрудничества

Для начала нужно определиться с форматом сотрудничества: по трудовому договору или договору ГПХ. Разберем, в каких случаях возможен тот или иной вариант.

Официально устроить человека на работу можно только по трудовому договору. Говорить, что по ГПХ можно оформить сотрудника — это неграмотно с точки зрения трудового и гражданского законодательства. Ниже объясняем, в чем заключается разница.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

Это соглашение между исполнителем и заказчиком, при котором стороны не вступают в трудовые отношения. Предметом договора является результат — работы или услуги исполнителя, за которые он получает вознаграждение. Отличие от трудового договора в том, что:

ГПХ заключается на определенный срок с возможностью продления;
исполнитель сам обеспечивает себя рабочим местом, оборудованием, инструментами и т. д;
исполнитель может привлекать субподрядчиков;
вознаграждение перечисляется за результат работы, а не потраченное время;
заказчик вправе сам решить, платить ли взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в бюджет;
не предусмотрены отпускные, больничный, компенсация при увольнении и другие гарантии.

Заключение гражданско-правового договора правомерно, если деятельность исполнителя направлена на выполнение конкретного задания или конкретных действий, на достижение определенного результата. При этом работу исполнитель организует самостоятельно, своими силами и средствами.

Во всех остальных случаях заключается трудовой договор. Попытки заменить его договором ГПХ могут привести к штрафам и другим неприятным последствиям.

К случаям неправомерного заключения гражданско-правового договора относятся те, когда с работодателем фактически возникают трудовые отношения:

личное выполнение работы по определенной должности или профессии в соответствии со штатным расписанием;
соблюдение режима рабочего времени;
выполнение распоряжения работодателя в отношении вашей работы;
выполнение работы на оборудованном для вас рабочем месте и др.

Сотрудничество с самозанятым

Многие работодатели уверены, что для работы с самозанятыми необязательно заключать дополнительные соглашения. Такой подход может привести к неприятным последствиям.

При работе с самозанятыми лучше оформлять договор ГПХ и подписывать акт. Это обезопасит компанию от невыполнения условий сотрудничества и позволит избежать споров с налоговой.

Помните, что если вы расторгаете трудовой договор с сотрудником, то в течение 2 лет не сможете работать с ним в роли самозанятого.

Оформление сотрудников по ТК: порядок действий

Получение согласия на обработку персональных данных

Это первое, что должен сделать работодатель перед тем, как приступать к оформлению. Согласие требуется, если компания планирует передавать данные сотрудника третьим лицам (например, контрагентам или на аутсорс). А также в случае, если обработке подлежат специальные категории персональных данных. К ним относится информация о:

расовой и национальной принадлежности;
политических взглядах;
состоянии здоровья и т. д.

Подготовка документов

Оформление происходит в первый рабочий день, когда сотрудник передает работодателю документы для трудоустройства.

Запрашивать документы раньше первого рабочего дня незаконно.

Документы при приеме на работу

Базовый перечень:

документ, удостоверяющий личность (например, паспорт гражданина РФ);
СНИЛС (страховое свидетельство государственного пенсионного страхования);
диплом или иной документ об образовании и подтверждении квалификации, если должность требует специальных знаний;
документы воинского учета — только для военнообязанных;
трудовая книжка при наличии.

Если человек устраивается на работу впервые, то оформлять трудовую в бумажном виде больше не требуется. Если у него нет трудовой книжки, потому что он ранее перешел на электронную, тогда необходимо предоставить Сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р).

Дополнительные документы для особых случаев:

Медицинская книжка — для сотрудников, которые заняты в сфере обслуживания, общепита и пищевой промышленности, работников образовательных учреждений, вредного производства и т. д.
Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний — для работы на Крайнем Севере.
Индивидуальная программа реабилитации (ИПР) — для сотрудников с инвалидностью.
Справка об отсутствии судимости — для сотрудников в сфере образования, медицинского обслуживания, государственной службы и т. д.
Справка об отсутствии административного наказания за употребление наркотических веществ — для водителей, сотрудников образовательных учреждений и т. д.
Согласие специальной комиссии — только для некоторых категорий государственных служащих.

Работодатель не вправе требовать от сотрудника документы, которые не включены официальный перечень, предусмотренный ТК РФ. Но может запросить у соискателя дополнительные бумаги:

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии для налогового учета, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчете листков нетрудоспособности для подсчета среднего заработка сотрудника;
свидетельства о браке и рождении детей — используются для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
фотографии — для оформления пропуска или для личной карточки работника.

Важно: в офисе работодателя хранятся только трудовая книжка, медицинская книжка и справки по здоровью, если они обязательны. Также можно сделать скан ИПР и согласия специальной комиссии для бывших госслужащих. Оставлять копии паспорта, СНИЛС и других документов нежелательно.

Оформление трудового договора

По закону на это у вас есть три рабочих дня. Но лучше подписать договор в первый же день, поскольку именно к нему будут привязаны все дополнительные документы и нормативные акты. За основу трудового договора можно взять утвержденную форму, а затем адаптировать ее под реалии своей компании.

Для сотрудников на удаленке необходимо оформить договор о дистанционной работе: стандартный не подойдет.

Трудовой договор: обязательные пункты

ФИО работника;
наименование организации;
условия оплаты труда;
указание должности и подразделения, в котором будет работать сотрудник;
срок действия договора или указание о бессрочности;
испытательный срок (не больше 3-ех месяцев или 6-и месяцев для руководителей организаций и подразделений, заместителей, главного бухгалтера и т. д.);
должностные обязанности;
режим работы и отдыха (обязательно указать часы работы в неделю, рабочие дни, временной интервал, выходные и обеденный перерыв).

В трудовом кодексе ничего не сказано о взысканиях для работника. Работодатель не имеет права включать в трудовой договор штрафы за опоздания, разговоры на рабочем месте, неправильное общение с клиентами, невыполнение плана и другие провинности. Это незаконно.

Создание дополнительных документов и актов

После подписания трудового договора можно приступать к оформлению оставшихся документов. В их числе:

Личная карточка — этот документ больше не является обязательным, однако работодатель вправе продолжать вести его. В карточку вносятся личные данные, в том числе номер и серия паспорт, адрес и т. д.

Приказ о приеме на работу — первичный документ кадрового учета. В нем указаны ФИО сотрудника, зарплата и номер трудового договора с подписью руководителя организации.

Заявление о приеме на работу — необязательный документ, который работодатель может по желанию запросить у сотрудника в первый рабочий день.

Договор о полной материальной ответственности — только для определенного перечня специальностей.

Ознакомление сотрудника с локальными актами

Вы уже на финишной прямой! Осталось получить еще несколько подписей от новичка:

в правилах внутреннего трудового распорядка;
в положении об оплате труда;
в положении и коммерческой тайне и перечне конфиденциальной информации. При необходимости пункт о неразглашении включается в трудовой договор.
в журнале нормативных актов по охране труда. Перед тем как допустить сотрудника к работе, ему необходимо провести вводный инструктаж.

Передача сведений о сотруднике

Отпускаем нового сотрудника знакомиться с коллегами и осваиваться на новом месте. Но наша работа еще не закончена! Вот еще несколько пунктов:

– Оформить трудовую книжку. При ее наличии просто вносим данные о компании и ставим печати.

– Передать информацию в военный комиссариат, если имеем дело с военнообязанными.

– Передать информацию на бывшее место работы. Если имеем дело с бывшими государственными служащими, в остальных случаях просто пропускаем этот пункт.

– Отправить уведомления в налоговую инспекцию и Социальный фонд России (СФР). В дальнейшем вам придется регулярно отчитываться перед данными структурами.

Последствия неправильного оформления

Попытки сэкономить при оформлении сотрудников могут дорого обойтись компании.

За подмену трудового договора гражданско-правовым организацию привлекут к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа для юрлиц — от 50 000 до 100 000 рублей, для физлиц — 5 000 рублей, а должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. Плюсом налоговая взыщет долг по неуплаченным налогам и пени за просрочку.

Вот еще, какие последствия могут грозить:

– Штраф до 100 000 рублей, если в течение трех дней после трудоустройства между компанией и сотрудником не заключен договор.

– Штраф до 50 000 рублей, если при оформлении договора были допущены ошибки:

не прописан размер надбавок;
нет указания на вредность условий труда;
нет дополнительных соглашений об изменении зарплаты / графика работы;
отсутствует подпись сотрудника и т. д.

– Штраф до 50 000 рублей за ошибки при оформлении трудовой книжки.

Поэтому перед тем, как поставить точку, еще раз проверьте, все ли необходимые документы правильно оформлены и есть у вас на руках!

На этом миссию под названием «оформление на работу» можно считать выполненной! Остается только надеяться, что новичок быстро вольется в коллектив и проработает в вашей компании несколько долгих и счастливых лет. А если прямо сейчас вы ищете надежных сотрудников, разместите объявление на сайте Пикабу Работа, чтобы ваше предложение точно заметили!