Что такое должностная инструкция и почему она должна быть у каждого работодателя

Грамотно составленная должностная инструкция может повысить производительности компании, решить конфликты на работе и спасти работодателя от суда. Рассказываем, как правильно составить документ.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это внутренний документ компании или индивидуального предпринимателя, который детально описывает, чем занимается сотрудник. В нем указываются требования к квалификации и опыту, основные обязанности, права, ответственность, а также структура подчинения и взаимодействия.

Зачем нужна должностная инструкция

Сотруднику должностная инструкция дает четкое понимание его задач, ежедневных обязанностей и границ ответственности. Он знает, чего от него ждут и по каким критериям будут оценивать его работу.

Работодателю документ помогает выстраивать эффективные процессы. Например, если сотрудник заявляет, что что-то не входит в его обязанности, подписанная должностная инструкция становится главным аргументом в споре, особенно если он доходит до суда. Она также задает прозрачные критерии оценки работы и помогает быстро вводить новичков в курс дела.

Обязательно ли составлять должностные инструкции

Закон не требует от работодателя создания должностных инструкций для всех сотрудников. Штрафов за их отсутствие тоже нет. Но отказываться от этого документа — рискованно, и вот почему:

• Если вы уволите сотрудника за невыполнение обязанностей, он может подать на вас в суд. И без подписанной должностной инструкции вы беззащитны перед проверкой.
• Статья 57 ТК РФ требует, чтобы в трудовом договоре было четко прописано, чем конкретно будет заниматься сотрудник. Должностная инструкция — самый удобный и надежный способ детально описать обязанности.
• Должностная инструкция особенно важна для должностей, подпадающих под профессиональные стандарты (бухгалтер, педагог, врач и другие профессии), и для работ с вредными или опасными условиями. Она фиксирует необходимые требования и меры безопасности.

Как составить должностную инструкцию

Чтобы должностная инструкция работала, а не пылилась в папке, важно правильно ее составить.

1. Анализ. Определите цель документа для конкретной должности и изучите реальную работу сотрудника: поговорите с прямым руководителем, понаблюдайте. Проанализируйте профстандарты (даже необязательные), Единый квалификационный справочник и отраслевые нормы.

2. Разработка проекта. Создавайте должностную инструкцию совместно — в идеале с участием HR-менеджера, непосредственного руководителя и самого сотрудника. Адаптируйте стандарты под специфику вашей компании, без слепого копирования шаблонов из интернета.

3. Согласование и утверждение. Обязательно проверьте проект документа у юриста на соответствие ТК и другим законам. Затем согласуйте его с руководителями подразделений и утвердите окончательный вариант у гендиректора.

4. Ознакомление сотрудника. До или в момент подписания трудового договора сотрудник обязан ознакомиться с должностной инструкцией и подтвердить этот факт своей подписью. Это правило закреплено в статье 68 ТК РФ. Храните подписанный экземпляр в отделе кадров или у руководителя.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции

Закон не регламентирует содержание должностной инструкции, поэтому каждая организация может составить свой формат документа в зависимости от своих потребностей. Вот пункты, которые обычно включают в должностные инструкции.

1. Общие положения:

• Название должности: указывается точно так же, как в штатном расписании и трудовом договоре.
• Подчиненность: прописывается должность непосредственного руководителя  сотрудника.
• Порядок назначения и освобождения от должности: указывается, кто из руководителей принимает решение о найме и увольнении сотрудника.
• Требования к сотруднику: описывается необходимый уровень образования, опыт работы, профессиональные навыки.
• Порядок замещения: указывается, кто замещает сотрудника и кого замещает он.

2. Должностные обязанности

Этот раздел содержит полный перечень задач, за выполнение которых несет ответственность сотрудник.

При этом формулировки должны быть максимально предметными. Например, вместо «обеспечивает работу отдела продаж» лучше написать «общается с клиентами, составляет коммерческие предложения, ежедневно готовит отчет о продажах».

Обязанности лучше группировать по функциональным блокам: «Работа с документацией», «Взаимодействие с клиентами», «Внутренняя отчетность» и так далее.

3. Права

Здесь перечисляются права, которые предоставляются сотруднику для качественного и своевременного выполнения своих обязанностей. Например, право запрашивать у других отделов необходимую для работы информацию и документы или право принимать самостоятельные решения в оговоренных вопросах.

4. Ответственность

В разделе перечисляются случаи, за которые сотрудник понесет наказание, и виды  ответственности: дисциплинарная, материальная, административная, уголовная.

5. Взаимодействие

Здесь прописывается, с кем, по каким вопросам, в какие сроки и как взаимодействует сотрудник.

6. Условия работы

В разделе указывается режим работы сотрудника (пятидневная неделя, сменный график и так далее), при этом он должен соответствовать тому, что прописано в трудовом договоре. 

Также здесь отмечаются особые условия работы, если они есть: командировки, работа во вредных или опасных условиях труда. Все формулировки должны соответствовать федеральному закону «О специальной оценке условий труда».

Коротко о главном

Должностная инструкция — это внутренний документ компании, который описывает обязанности, права, ответственность и условия работы сотрудника на конкретной должности.

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, нужно проанализировать реальные задачи работника и профстандарты. Далее разрабатывается проект документа с участием HR-менеджера, руководителя и самого сотрудника.

Закон не устанавливает четкое содержание должностной инструкции. Обычно там прописывают иерархию в компании, требования, должностные обязанности, права, ответственность и условия работы.