Какие документы нужны для трудоустройства в 2024 году: полный список

Этап собеседований пройден, пришло время нести документы. Чтобы не затягивать оформление и поскорее выйти на работу, подготовьте все заранее. Вместе со специалистами сервиса Пикабу Работа составили список документов, которые понадобятся для трудоустройства в 2024 году.

Коротко: какие документы нужны для устройства на работу

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовая книжка;
• документ об образовании;
• документ воинского учета (для военнообязанных). 

Подробнее: обязательные документы при приеме на работу

Перечень документов, которые может запросить работодатель, определен статьей 65 ТК РФ. Если вы не предоставите один из них, вам могут отказать в работе на законных основаниях.

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, если вы ждете изготовление нового паспорта, подойдет временное удостоверение. Права и загранпаспорт для трудоустройства не подойдут. Иностранцев отдел кадров попросит предоставить паспорт иностранного гражданина. 

Трудовая книжка. Стаж работы нужно подтвердить бумажной трудовой книжкой либо формой СТД-Р / СТД-СФР, если вы перешли на электронную версию. Тем, кто устраивается на работу впервые или по совместительству, книжка не требуется.

СНИЛС. Подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета. Это может быть зеленая карточка СНИЛС или уведомление АДИ-РЕГ в бумажном или электронном виде — его получают в любом отделении СФР или МФЦ. Если это ваше первое место работы и номера СНИЛС у вас еще нет, бухгалтер отправит данные и заполненную анкету для регистрации в Соцфонде самостоятельно.

Документы воинского учета. Призывнику нужно принести удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, а военнообязанному — военный билет, временное удостоверение или справку взамен военного билета. Иностранным гражданам документы воинского учета не требуются.

Документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Если для работы важны особые знания, наниматель запросит документы, которые их подтверждают. Требования к уровню образования по некоторым специальностям установлены законодательно, например, к педагогам и медикам. Работодатель вправе самостоятельно определить их и зафиксировать во внутренних документах. Иностранные дипломы отдел кадров принимает, если они прошли процедуру признания на территории РФ.

Справка об отсутствии судимости. Ее запрашивают при приеме на работу в таможенные, правоохранительные органы, в организации по обеспечению транспортной безопасности, авиацию и пассажирские перевозки. Также она понадобится учителям и всем, кто работает с детьми. Получить электронную справку или заказать бумажный экземпляр можно на Госуслугах.

Справка об отсутствии административного наказания за употребление наркотических и психотропных веществ. Ее обязаны предоставить сотрудники, которые устраиваются на работу в авиацию, на морские и речные суда; работники, допущенные к маневровой работе, движению поездов и обеспечению транспортной безопасности. А еще военнослужащие по контракту, частные детективы и охранники. Оформить можно онлайн.

Документы для сотрудников на удаленную работу

Если вас оформляют на работу по трудовому договору, нужен стандартный набор документов, перечисленный выше. При этом в договоре пропишут, что сотрудник выполняет трудовые обязанности дистанционно. 

При переводе сотрудника из офиса на удаленку договоренности фиксируются в дополнительном соглашении о дистанционной работе.

Дополнительные документы для трудоустройства

С учетом особенностей работы для отдельных категорий соискателей отдел кадров вправе запросить дополнительные документы. 

Медицинская справка. Работодатель обязан направить вас на медосмотр, чтобы удостовериться, что у вас нет противопоказаний для работы в этих сферах: медицинские и детские учреждения, общепит, торговля и пищепром. Помимо этого, медицинское заключение понадобится соискателям моложе 18 лет, спортсменам, транспортным работникам, вахтовикам и сотрудникам предприятий с вредными и опасными условиями труда. И наконец, пройти предварительный медосмотр придется для работы на Крайнем Севере и приравненных к нему территориях.

Медкнижка. Нужна сотрудникам организаций, которые работают с пищевыми продуктами и питьевой водой, а также специалистам в сфере обучения и воспитания детей, бытового и коммунального обслуживания населения. 

Согласие родителей и органов опеки. С учетом некоторых условий и ограничений на работу могут устраиваться дети. Помимо основных документов, подросткам до 15 лет понадобится согласие одного из родителей или опекуна. А до 14 лет — нужно дополнительно предоставить разрешение органов опеки и попечительства.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Согласно ТК, совмещение двух опасных работ не допускается, поэтому документ нужен, если вы планируете устроиться по совместительству на работу с вредными условиями труда.

Документы для трудоустройства иностранного гражданина

Помимо обязательных документов, указанных в статье 65 ТК РФ, иностранные граждане в зависимости от своего статуса должны предоставить нанимателю ряд разрешений и документов.

• Миграционная карта
• Виза (для визовых иностранцев)
• Разрешение на работу или патент (для временно пребывающих)
• Разрешение на временное проживание или вид на жительство (для временно или постоянно проживающих)
• Полис ДМС (для временно пребывающих высококвалифицированных специалистов)

Документы, которые вы не обязаны предоставлять, но работодатель может попросить

Компания может запросить документы, которые не предусмотрены законодательством. Предоставлять или нет такие документы, вы решаете на свое усмотрение.

Свидетельство о присвоении ИНН. Его часто запрашивает бухгалтерия и отдел кадров, поскольку во многих документах есть поле для заполнения идентификационного номера работника. Однако во всех документах номер ИНН указывается как необязательный для заполнения, и налоговая не может отказать организации в приеме отчетности без ИНН на отдельных сотрудников.

Свидетельство о рождении детей. Понадобится, если вы хотите получать вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, которые предусмотрены для работников с детьми.

Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы. Для расчета стандартных налоговых вычетов на детей, бухгалтерии нужно знать нарастающий итог по зарплате с начала года. Поэтому если вы не предоставите 2-НДФЛ, в вычетах вам откажут.

Справка о зарплате 182н с прошлого места работы. Содержит сведения о доходах за последние два года перед увольнением и нужна для расчета больничных, декретных и пособий по уходу за ребенком. И хотя документ официально отменен с января 2023 года, он будет нужен вплоть до 2025 года, чтобы получить сведения за прошлые периоды, которых нет в СФР. Если справку 182н не принести на новое место работы, в случае болезни или декретного отпуска вы получите минимальное пособие. 

Для отдельных специфических мест работы и должностей могут понадобиться документы, которых нет в нашем списке. Но если вдруг наниматель просит предоставить документы, не предусмотренные законодательством, и грозит отказом в приеме на работу, вы вправе обратиться в трудовую инспекцию. Подать заявление о нарушении можно онлайн или передать исковое заявление в районный (городской) суд по месту жительства или по месту нахождения организации. 

И напоследок лайфхак

часто компании запрашивают документы для оформления в электронном формате. Чтобы каждый раз не тратить время на поиск базовых документов вроде первой страницы паспорта и прописки, СНИЛС и банковских реквизитов для перевода зарплаты или вознаграждения, отсканируйте их (или сделаете качественные читаемые фотографии) и храните в отдельной папке. 

А пока посмотрите актуальные объявления на Пикабу Работа и обратите внимание, какие особые требования там указаны.